1. Algemeen 

1.1 Aanleiding 
Betrouwbaar is voor Zorg en Zekerheid één van de belangrijkste waarden binnen de organisatie. Om deze belangrijke waarde van de hoogste standaard te laten zijn, ziet Zorg en Zekerheid erop toe dat haar medewerkers betrouwbaar en integer handelen. Ook bij de werving van kandidaten en samenwerking met partijen staat betrouwbaarheid en integriteit voorop. Door dit toezicht sluit Zorg en Zekerheid gedragingen of gebeurtenissen die een gevaar vormen voor een integere uitoefening uit. Het hebben van een screeningsbeleid is hier onderdeel van. Dit beleid richt zich op het vaststellen van de juistheid van verstrekte gegevens waarmee de betrouwbaarheid en integriteit van een kandidaat of medewerker kan worden bepaald. Het geeft een verdieping en aanvulling op hetgeen al beschreven is in het integriteitsbeleid aangaande screening. 

De eerder genoemde waarde wordt ondersteund door wet- en regelgeving. In dat kader valt Zorg en Zekerheid onder toezicht van De Nederlandsche Bank (DNB), de Autoriteit Financiële Markten (AFM) als ook de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). 

1.2 Wettelijk kader  

Zoals hiervoor vermeld wordt de pijler betrouwbaarheid ondersteund door wet- en regelgeving. Deze bieden kaders voor beleid, procedures en maatregelen voor een integere uitoefening van het bedrijf. Zodoende berust dit screeningsbeleid op de volgende wettelijke kaders.  

Wft (Wet op het financieel toezicht) hoofdstuk 3. Artikel 3:10 en 3:17 Wft. Deze artikelen zien met name toe op het voeren van adequaat beleid dat een integere en beheerste bedrijfsvoering waarborgt.  

Besluit prudentiële regels Wft (Bpr Wft, Wet op het financieel toezicht). Artikel 10 lid 2 ziet toe op procedures en maatregelen ter beoordeling van de integriteit van medewerkers en de plicht zorg te dragen voor de integriteit van medewerkers.  

Artikel 13a  ziet met name toe op de zorg die een verzekeraar heeft voor de betrouwbaarheid van medewerkers en leidinggevenden die rechtstreeks financiële diensten verlenen binnen de organisatie.   

Besluit Gedragstoezicht financiële ondernemingen Wft (BGfo, Wet op het financieel toezicht). Artikel 28 van dit besluit ziet toe op gedragstoezicht van financiële ondernemingen waaronder zorgverzekeraars. Het bevat onder andere regels die gaan over de betrouwbaarheid van medewerkers en de betrouwbaarheid en integere uitoefening van het bedrijf. 

Besluit langdurige zorg hoofdstuk 4. Artikel 4.1.1 en 4.1.2. Deze artikelen zien met name toe op de toetsingseisen van beleidsbepalers bij Wlz-uitvoerders. 

Regelingen en Beleidsregels NZa (Nederlandse Zorgautoriteit). Meer specifiek: Regeling Informatieverstrekking aanmelding en wijzigingen Wlz-uitvoerderschap - TH/NR-015 Artikel 14 en 15, Beleidsregel Toetsing eisen Wlz-uitvoerderschap - TH/BR-027, artikel 10 en artikel 11 en Besluit langdurige zorg, artikel 4.1.1 en 4.1.2. Deze regelingen zien toe op de betrouwbaarheid en de geschiktheid van de (beleidsbepalers) van uitvoerders van de Wet langdurige zorg (Wlz).   

2. Screening  

2.1 Waarom screening 

Zorg en Zekerheid heeft het streven om deskundige, betrouwbare en integere medewerkers aan zich te binden. Met dit streven wil Zorg en Zekerheid mogelijke bedrijfsrisico’s beperken en integer handelen bij medewerkers bewerkstelligen. Dit doet Zorg en Zekerheid door op verschillende momenten medewerkers te screenen, zowel bij aanvang werkzaamheden als gedurende de werkzaamheden.  

2.2 Wie en wanneer? 
De volgende medewerkers worden op diverse momenten gescreend: 

• Nieuwe medewerkers voor indiensttreding (inclusief uitzendkrachten, gedetacheerden, stagiairs, werkervaringsplaatsen, trainees en ZZP-ers); 
• Medewerkers die intern van functie wisselen; 
• Medewerkers waarvan de classificatie van de functie wijzigt; 
• Periodiek, eens in de vijf jaar, medewerkers die een integriteitsgevoelige functie uitoefenen;  

Voornoemde medewerkers worden gescreend conform de screeningscategorie passend bij de functie waarvoor zij in dienst komen dan wel worden ingehuurd zie voor meer informatie paragraaf 2.3. 

Voor aanvullende informatie over de screening van het tweede echelon inclusief Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen verwijzen wij kortheidshalve naar de “Procedure toetsing geschiktheid en betrouwbaarheid Zorg en Zekerheid” versie V 1.0 juni 2021. 

2.3. Classificatie van functies 

De verschillende functies, die binnen Zorg en Zekerheid bestaan, zijn geclassificeerd op basis van 3 categorieën: integriteitsgevoelig, bedrijfs- en privacygevoelig en niet integriteitsgevoelig. De reden hiervan is dat per functie de aard van informatie, de mate van invloed op het beleid van de organisatie, de verantwoordelijkheden en autorisaties in de systemen verschillen alsmede de risico’s die daarmee gepaard gaan. Daarom heeft elke categorie zijn eigen screeningsprocedure. Zo zullen medewerkers met een integriteitsgevoelige geclassificeerde functie op meer onderdelen worden gescreend dan medewerkers met een niet integriteitsgevoelige functie. De functieprofielen met classificatie zijn terug te vinden op het intranet van Zorg en Zekerheid.  

Voor de toekenning van de classificatie aan een functie worden de volgende definities aangehouden: 

Integriteitsgevoelig:  

• Leidinggevende functie direct onder die van de personen die het beleid van een financiële onderneming bepalen of mede bepalen;  
• Functie waaraan een bevoegdheid is verbonden die een wezenlijk risico inhoudt voor de integere uitoefening van het bedrijf van een financiële onderneming; (Conform Artikel 1 Bgfo Wft en Artikel 1 Bpr Wft) 

Bedrijfs- en privacygevoelig: 

• Functie waar de betrokken persoon toegang heeft tot bepaalde vertrouwelijke bedrijfs-, financieel- en/of concurrentie-, of privacygevoelige informatie. Meer specifiek gegevens van zodanige aard dat openbaarmaking van deze Informatie de bedrijfs- en/of financiële positie van Zorg en Zekerheid in gevaar zouden kunnen brengen. De medewerker waarop vorenstaande van toepassing is gaat discreet om met deze informatie en zorgt, waar nodig, voor geheimhouding van deze informatie, hierbij de situatie en de betrokkenen in acht nemend;  
• Functie waar de betrokken persoon medische gegevens verwerkt. De medewerker waarop dit van toepassing is valt binnen de zogenaamde Functionele Eenheid en daarmee onder de verantwoordelijkheid van de Medisch Adviseur en tekent daartoe een aparte geheimhoudingsverklaring die betrekking heeft op hoe om te gaan met de verwerking van medische gegevens. 

Niet integriteitsgevoelig: 

• Functie die geen toegang geeft tot vertrouwelijke informatie. Deze functie heeft niet de autorisaties die de integriteitsgevoelige of bedrijfs- en privacygevoelige functies wel hebben.  

3. Screeningsprocedure 

3.1 Screeningsprocedure algemeen 

Op basis van hetgeen beschreven is in paragrafen 2.2 en 2.3 start de afdeling HRM een  screeningsprocedure op die workflow gestuurd is. Hierbij gaat zij te werk conform de procesbeschrijving screening (zie bijlage 1). 

Voor aanvang van deze procedure wordt de betrokken medewerker geïnformeerd over de uit te voeren screening en de onderdelen waarop gescreend wordt.  

Sollicitanten worden bij aanvang van de sollicitatieprocedure geïnformeerd op de Werken bij site van Zorg en Zekerheid over het waarom van de screening en op welke onderdelen er gescreend kan worden. De sollicitant geeft vervolgens aan, bij het insturen van de sollicitatie, het screeningsbeleid te hebben gelezen en daarmee akkoord te gaan. Zonder dit akkoord kan de sollicitant de sollicitatie niet insturen. De sollicitant wordt zowel mondeling als schriftelijk geïnformeerd dat de voorgestelde arbeidsvoorwaarden onder voorbehoud zijn van de uitkomsten van de screening. 

Om de privacy van de betrokken medewerker te waarborgen worden het aantal betrokkenen bij de uitvoering van de screeningsprocedure zoveel mogelijk beperkt, ook als blijkt dat de resultaten van de screening vragen oproepen die betrekking hebben op het bedrijfsrisico en nader onderzoek vergen zie verder paragraaf 3.3. 

Ons beleid beoogt dat de screening voor indiensttreding of functiewijziging volledig en met goed gevolg moet zijn afgerond. In uitzonderlijke situaties en bij overmacht kunnen hierover in overleg met de Recruiter afwijkende afspraken worden gemaakt. Mocht het resultaat van de screening bij indiensttreding nog niet volledig beschikbaar zijn, dan dient deze binnen 4 weken na indiensttreding alsnog aangeleverd te worden.  

Onderdeel van de screeningsprocedure is dat de Personeelsadministratie met behulp van een standaard checklist controleert of alle stappen van de screening met goed gevolg zijn doorlopen en of er sprake is van een nevenfunctie. Het resultaat van de screening wordt toegevoegd aan het digitaal personeelsdossier. Uitsluitend wanneer de procedure met goed gevolg is afgerond, is de indiensttreding of functiewijziging een feit. 

3.2 Waarop wordt gescreend 

In onderstaande tabel wordt per classificatiecategorie aangegeven waarop wordt gescreend. De in blauw vermelde onderdelen worden door de Afdeling HRM in gang gezet en of uitgevoerd. De in zwart vermelde onderdelen worden uitgevoerd door de Afdeling Speciale Zaken. Hierna wordt elk screeningsonderdeel nader toegelicht. 

Integriteitsgevoelig                                              Bedrijfs- en privacygevoelig                                      Niet Integriteitsgevoelig 

Controle identiteit                                                Controle identiteit                                                      Controle identiteit 

Verklaring Omtrent Gedrag                                Verklaring Omtrent Gedrag                                      Verklaring Omtrent Gedrag 

Controle diploma’s                                               Controle diploma’s                                                      Controle diploma’s 

Referentencheck*                                                 Referentencheck*                                                       Interne bronnen 

Openbare en interne bronnen                            Openbare en interne bronnen                                  Extern verwijzingsregister 

Extern verwijzingsregister                                   Extern verwijzingsregister 

Toets DNB en NZa** 

* Alleen bij nieuwe medewerkers wordt een referentencheck uitgevoerd 

**zie hiervoor de “Procedure toetsing geschiktheid en betrouwbaarheid Zorg en Zekerheid” versie V 1.0 juni 2021 

Controle identiteit 
Om de identiteit van een medewerker te verifiëren levert de medewerker (inclusief stagiairs, werkervaringsplaatsen, trainees en ZZP-ers) digitaal een afschrift aan van een geldig paspoort of ID-kaart. Een rijbewijs wordt niet geaccepteerd aangezien hierop geen nationaliteit vermeld staat. Er wordt gekeken naar de pasfoto, handtekening, nationaliteit en geldigheid van het document. Het afschrift wordt toegevoegd aan het digitaal personeelsdossier. Bij uitzendkrachten, gedetacheerden, consultants etc. die worden ingeleend via een tussenpersoon wordt het paspoort of de identiteitskaart ingezien. Mocht dit praktisch niet mogelijk zijn dan wordt de betrokken persoon gevraagd het identiteitsbewijs via een Microsoft Teams afspraak te tonen via de camera. 

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) 
Een VOG wordt afgegeven door de dienst Justis, dat onderdeel is van het Ministerie van Veiligheid en Justitie, en toont aan dat het gedrag van de betrokken medewerker in het verleden geen bezwaar vormt voor uitvoering van een bepaalde taak of functie. Daarom vraagt Zorg en Zekerheid haar medewerker om een VOG met het screeningsprofiel 95 (Financiële dienstverlening) aan te leveren. Daartoe ontvangt de medewerker een link van Justis om de VOG aan te vragen. De VOG wordt toegevoegd aan het digitaal personeelsdossier. 

Controle diploma’s 
Ter verificatie of de betrokken medewerker beschikt over de juiste opleidingsvereisten en ter verificatie van de in de CV vermelde genoten opleidingen, levert de medewerker digitaal een afschrift van de diploma’s aan. Het betreft hier in ieder geval het hoogst behaalde diploma ter verificatie van het vereiste opleidingsniveau aangevuld met specifieke diploma’s of certificaten die (wettelijk) vereist zijn om de functie uit te kunnen voeren. Wanneer het diploma niet beschikbaar is, wordt de medewerker verzocht deze op te vragen bij DUO en wordt deze op een later moment alsnog toegevoegd aan het digitale personeelsdossier. 

Referentiecheck 
Bij nieuwe medewerkers zal een referentencheck onderdeel uitmaken van de screening. Hierbij wordt geverifieerd of de informatie vermeld op het CV aangaande functie, werkgever en periode ook overeenkomen met de werkelijkheid. Daartoe wordt aan de sollicitant gevraagd om op het indiensttredingsformulier aan te geven bij wie een referentie mag worden ingewonnen. De referenties worden in principe ingewonnen bij de leidinggevende van de laatste werkgever van de sollicitant. Als blijkt dat dit om goede redenen niet mogelijk is, zal gekeken worden in overleg met de sollicitant naar een passende referent waaraan de sollicitant bij voorkeur rapporteerde of verantwoording diende af te leggen.  

Openbare bronnen 
De afdeling Speciale Zaken checkt of de betreffende medewerker vermeld staat in één of meerdere van de volgende registers:  

• Curatele en bewindvoerdersregister; 
• Centraal insolventieregister (bevat gegevens over faillissementen, surseances van betaling en schuldsaneringen van natuurlijke personen); 
• Google/sociale media; er wordt gezocht op, mede op grond van de AVG, op internet beschikbare openbare gegevens.  

Bij de check wordt specifiek gekeken naar: 

• of medewerker financiële problemen heeft die kunnen leiden tot bedrijfsrisico’s; 
• of medewerker een eigen bedrijf heeft dat tot belangenverstrengeling kan leiden; 
• openbare uitlatingen op sociale media van medewerker die mogelijk tot reputatieschade van Zorg en Zekerheid kunnen leiden. 

Interne bronnen 
De afdeling Speciale Zaken checkt tevens onze eigen registratiesystemen zijnde: 

• Oracle Health Insurance (OHI) (heeft de medewerker betalingsachterstanden bij Zorg en Zekerheid); 
• Friss Investigations (is medewerker onderwerp van in- of externe fraudeonderzoek inzake verzekeringen (geweest)). 

Extern verwijzingsregister 
De afdeling Speciale Zaken checkt tot slot of de betrokken medewerker vermeld staat in het Extern Verwijzingsregister (EVR). In het EVR worden personen geregistreerd die bewezen fraude hebben gepleegd bij een financiële instelling.  

Toets DNB en NZa 
In paragraaf 2.2 wordt voor wat betreft de strekking en inhoud van dit screeningsonderdeel verwezen naar de “Procedure toetsing geschiktheid en betrouwbaarheid Zorg en Zekerheid” versie V 1.0 juni 2021.  

Tussentijdse screening 
Bij tussentijdse screening, eens per vijf jaar betreffende medewerkers die een integriteitsgevoelige functie uitoefenen, zal de voornoemde DNB en NZa toets niet worden uitgevoerd. De screening beperkt zich tot de in vorenstaande tabel vermelde overige screeningsonderdelen (uitgezonderd de referentencheck). Reden hiervan is dat deze onderdelen toezien op geschiktheidstoets bij aanvang van de functie en niet van toepassing zijn gedurende de uitoefening van de functie.  

Medewerkers die het betreft zullen voortijdig op de hoogte gesteld worden van het feit dat deze tussentijdse screening in gang wordt gezet. 

Uitkomsten screening 
De uitkomsten van de screening zullen voor een aantoonbare beheersing worden opgeslagen in het personeelsdossier van de betrokken medewerker. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor de betrokken medewerker als voor de medewerkers van HRM. Voor de bewaringstermijn van deze gegevens verwijzen wij naar het HR Privacy Statement. 

3.3 Als de screening leidt tot vragen over een potentieel bedrijfsrisico 

De medewerker wordt altijd geïnformeerd over de uitkomst van de screening en bij negatieve bevindingen, die kunnen leiden tot een bedrijfsrisico, krijgt de medewerker de mogelijkheid daarop te reageren.  

Wanneer de screening leidt tot signalering van een mogelijk bedrijfsrisico zal de Recruiter beoordelen of indiensttreding wel of niet mogelijk is. Soms is de beoordeling direct helder zie onderstaande voorbeelden echter er zijn signaleringen die bij de beoordeling twijfels oproepen. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij een betrokken medewerker schulden heeft. Daarbij zal de afweging gemaakt moeten worden of in de specifieke functie dit tot bedrijfsrisico’s kan leiden en hoe groot de kans daarop is. Hierbij staat ons bedrijfsrisico voorop maar zal ook altijd onze maatschappelijk rol in ogenschouw meegenomen moeten worden om een medewerker juist aan werk te helpen om de schulden te kunnen afbetalen. Kortom indien beoordeling lijdt tot twijfel zal de Recruiter altijd advies inwinnen bij de Compliance Officer en vindt nader overleg plaats met betrokkene. Vervolgens brengt de Compliance Officer advies uit over het al dan niet in dienst komen c.q. functie vervullen. Hierbij wordt onder andere gekeken naar het type functie en het hiermee samenhangende bedrijfsrisico. De Recruiter zal na overleg met de Afdelingsmanager HRM het definitieve besluit nemen met de nadrukkelijke intentie om het advies van de Compliance Officer te volgen.   

Het is belangrijk dat er bij voornoemde signaleringen snel en adequaat wordt geschakeld om enerzijds de betrokken medewerker niet te lang in onzekerheid te laten en anderzijds vanwege de krapte op de arbeidsmarkt. Indien een besluit na melding van de signalering aan medewerker te lang op zich laat wachten kan dit leiden tot het terugtrekken en daarmee mislopen van wellicht een potentiële betrouwbare en integere medewerker.  

Voorbeelden van signaleringen die leiden tot het niet in dienst nemen van een medewerker zijn: 

• medewerker heeft frauduleus gehandeld bij een vergelijkbare financiële organisatie; 
• medewerker heeft gefraudeerd met informatie vermeld op het CV of met diploma’s; 
• medewerker verkrijgt geen VOG. Als dit voor indiensttreding al duidelijk is, dan zal de medewerker niet worden aangenomen. Indien de VOG voor einde proeftijd niet overlegd kan worden zal tot beëindiging van het dienstverband tijdens proeftijd worden overgegaan. 

Indien de uitkomst van de screening leidt tot negatieve bevindingen bij medewerkers die al in dienst zijn, zal ook hier conform vorenstaande procedure gekeken worden - afhankelijk van de uitkomst - of dit leidt tot consequenties voor het uitoefenen van de betreffende functie. 

3.4 Toetsen betrouwbaarheid 
Voor het toetsen van betrouwbaarheid wordt gehandeld conform de Procedure toetsing geschiktheid en betrouwbaarheid Zorg en Zekerheid V 1.0 juni 2021. 

Op basis van de wetgeving en hiervan afgeleide richtlijnen door de DNB en NZa heeft Zorg en Zekerheid bepaald dat in ieder geval de volgende functies dienen te worden getoetst op geschiktheid en betrouwbaarheid: 

• Lid en voorzitter Raad van Commissarissen 
• Lid en voorzitter Raad van Bestuur 
• Divisiemanager Zorg 
• Divisiemanager Beheer 
• Divisiemanager Control  
• Afdelingsmanager Internal Audit 
• Afdelingsmanager Governance, Risk en Compliance (als sleutelfunctionaris risicomanagement en compliance) 
• Verantwoordelijke(n) Actuariële functie